Kalem Eczanesi

T.C.

İNEGÖL BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, İnegöl Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumluluk­ları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- Bu Yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3- Özel Kalem Müdürlüğü’ne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- Bu Yönetmelikte geçen;

                        Belediye: İnegöl Belediye Başkanlığı’nı

                        Başkanlık: İnegöl Belediye Başkanlığı’nı

                        Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğü’nü

                        Personel: Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

MADDE 5- Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir:

1) Müdür

2) Üst Sorumlu

3) Büro Sorumlusu

4) Diğer Personel

5) Makam Şoförleri

6) Koruma Görevlileri

7) Hizmetlile

Bağlılık

MADDE 6- Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7- Aşağıda belirtilen görevler, Özel Kalem Müdürlüğü tarafından yürütülür:

1) Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,

2) Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek ve yapmak,

3) Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,

4) Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,

5) Belediye Başkanı’nın dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ve yazışmaları yapmak,

6) Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,

7) Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünce organize edilecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,

8) Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak,

9) Belediye Başkanına telefon, e-mail, ya da şahsen başvuranların şikâyet ve taleplerini kayda alarak ilgili birim­lere iletmek; sonuçlarını ilgililere ve Başkanlık Makamına iletmek,

10) Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,

11) Resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafları hazırlamak,

12) Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek,

Müdürlük Yetkisi

MADDE 8- Özel Kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Ka­nununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri yasalar ve diğer mevzuat çerçevesinde yap­maya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 9- Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili ya­salarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10 – Müdürün görevleri aşağıda belirtilmiştir;

a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük hizmetlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,

b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, perso­nelini bilgilendirmek ve eğitmek,

c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,

d) Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak,

e) Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemek; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağla­mak,

f) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas ola­cak rapor ve istatistiklerin oluşturularak; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üre­terek uygulamaya geçilmesi çalışmalarını yürütmek,

g) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşü hazırlamak,

h) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlamak,

i) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek,

j) İhale yetkilisi olarak, ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca ya da mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

Üst Sorumlunun Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11 – Üst sorumlunun görevleri aşağıda belirtilmiştir;

a)      Kendisine bağlı büroların iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile Müdürden alacağı talimat ve yetkiler çerçevesin­de uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,

b)      Müdüre görevlerinde yardımcı olmak,

c)       Müdüre karşı sorumlu olmak,

Büro Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 12 – Büro sorumlusunun görevleri aşağıda belirtilmiştir;

a)      Kendisine bağlı büronun iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile müdürden ve üst sorumludan alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,

b)      Gerektiğinde üst sorumluya görevlerinde yardımcı olmak,

c)       Müdüre ve üst sorumluya karşı sorumludur.

d)      Ziyaretçilerin uygun zamanda Müdür ve Başkanlık Makamı ile görüşmelerini sağlamak,

e)      Müdür ve Başkanlık Makamı’na iletilecek notları kaydedip zamanında iletmek,

f)       Başkanlık Makamının telefon görüşmelerinin düzenli bir şekilde, zamanında ve protokole uygun olarak ya­pılmasını sağlamak,

Protokol İşleri Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 13 - Protokol İşleri Bürosunun görevleri aşağıda belirtilmiştir;

a)      Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,

b)      Başkanlık makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,

c)       Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,

d)      Belediye Başkanının dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ile yazışmaları yapmak,

e)      Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,

f)       Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünce yürütülecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,

g)      Başkanlık makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek,

h)      Başkanlık Makamı’na iletilen şikâyet ve dileklere ilişkin telefon görüşmelerini ilgili birimlere iletip sonuçlan­masını takip etmek ve sonucu Özel Kalem Müdürüne bildirmek İle görevlidir.

İdari ve Mali İşler Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 14 - İdari ve Mali İşler Bürosunun görevleri aşağıda belirtilmiştir;

a)                  Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmet evrak kayıt ve dağıtımını yaparak, dosyalama düzeni ve müdürlük arşivini oluşturmak,

b)                 Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık emirlerini ilgili personele duyurmak,

c)                  Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek,

d)                 Personelin her türlü özlük işlerinin tam zamanında yapılmasını sağlamak,

e)                 Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak,

f)                   İstatistikler hazırlamak ve müdürlük faaliyetlerine ilişkin ihtiyaç duyulan her türlü raporlamayı gerçekleştirmek,

g)                  Bir harcama birimi olarak müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,

h)                 İhale mevzuatına göre iş ve işlemleri yapmak,

i)                   Müdürlükçe verilen ve görev alanına giren diğer görevleri yapmak

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmet İcrası

Görevin Alınması

MADDE 15- Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

MADDE 16- Özel Kalem Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi

MADDE 17- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük Birimler Arasında İşbirliği

MADDE 18- Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, müdür tarafından sağlanır.

a) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

b) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

c) Müdürlükteki görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

d) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

MADDE 19- Müdürlükler arası yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Müdürlüğün, belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu kurum ve kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmaları; Müdür’ün parafı ile Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem

MADDE 20- Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir.

Arşivleme ve Dosyalama

MADDE 21- Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde sak­lanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim ve Disiplin Hükümleri

MADDE 22- Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 23- İş bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlülükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 24- Bu yönetmelik belediye meclisinde kabul edilip yayınlandıktan sonra yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 25- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.