Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında, Logo Yazılım Sanayi ve Ticaret A.Ş.nin veri sorumlusu sıfatıyla hareket ettiği hallerde, Kanun’un 10.maddesine uygun olarak, gerçek kişilere (“Veri Sahibi”), kişisel verilerinin toplanma, işlenme, saklanma, korunma ve imha süreç, şekil ve amaçları ile Kanun uyarınca haklarına ve haklarını kullanma yöntemlerine ilişkin bilgi verilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Veri Sorumlusu: Logo Yazılım Sanayi ve Ticaret A.Ş.
Adres: Gebze Organize Sanayi Bölgesi, Şahabettin Bilgisu Cad. No:609 Gebze/Kocaeli
MERSİS No: 0609012207400023
Ticaret Sicil No: 12750
Tel:+90 (262) 679 80 00
Web Sitesi:www.logo.com.tr
Logo Grubu Şirketler listesi için tıklayınız.
Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin ayrıntılı bilgiye “Logo Grubu Şirketleri Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi, Saklanması Ve İmhası Politikası”ndan (“Politika”) ulaşabilirsiniz. Politika’ya erişmek için tıklayınız.
1. Kişisel Verilerinizi Hangi Amaçlarla İşliyoruz?
Veri Sorumlusu olarak kişisel verilerinizi Kanun’un maddelerine uygun olarak ve aşağıdaki amaçlarla işleyebilmekteyiz:
2. İşlenen Kişisel Verilerinizi Kimlere Hangi Amaçlarla Aktarıyoruz?
Kişisel verileriniz, yukarıda 1. maddede belirttiğimiz amaçlar kapsamında ve Kanun ve kişisel verilere ilişkin yürürlükte bulunan diğer emredici mevzuat hükümlerine uygun olarak, yurt içinde veya yurt dışındaki aşağıda belirtilen üçüncü kişilere aktarılabilmektedir:
3. Kişisel Veri Toplama Yöntemlerimiz ve Toplamamızın Hukuki Sebepleri Nelerdir?
Kişisel Verilerinizi; Politika’nın, Kanun’un ve ilgili sair mevzuatın düzenlemelerine uygun olarak, yazılı, sözlü, elektronik yollardan, görüntü/ses kaydı yoluyla veya fiziksel olarak sizinle karşı karşıya gelmek suretiyle toplayabiliyor ve işleyebiliyoruz.
Veri toplama sürecimiz; i) Web Sitesi, mobil uygulamalar, e-posta, işe alım portalları dahil dijital mecralar veya yazılım üzerinden; ii) sözleşmeler, başvurular, formlar, çağrı merkezi, uzaktan destek, satış ve pazarlama birimi, Web Siteleri’ndeki çerezler, kartvizit, telefon gibi vasıtalar aracılığıyla; veya iii) Veri Sahibi ile yüz yüze yapılan görüşmeler aracılığıyla gerçekleşebilmektedir.
4. Veri Sahibi Olarak Haklarınız Nelerdir?
Kanun’un 11. maddesi uyarınca, Veri Sahibi olarak Şirketimize başvurarak kendinizle ilgili;
haklarına sahipsiniz.
Ancak Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 28/2. maddesi hükmü gereği aşağıdaki hallerde zararın giderilmesini talep etme hakkınız hariç yukarıda sayılan haklarınızı kullanamazsınız:
Haklarınızı kullanmak istemeniz durumunda, aşağıdaki linke tıklayarak edinebileceğiniz formu Türkçe doldurarak, taleplerinizi; yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafınızdan Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz vasıtasıyla Şirketimize iletebilirsiniz.
Yazılı başvurularda, ıslak imzalı formu, şirketimizin “Gebze Organize Sanayi Bölgesi, Şahabettin Bilgisu Cad. No:609 Gebze/Kocaeli” adresine noter aracılığıyla gönderebilir veya aynı adrese bizzat ya da vekili aracılığıyla elden ulaştırabilirsiniz.
Yukarıda belirtilen diğer yollarla (elektronik olarak) yapılacak başvurularda, formu doldurup, aşağıda belirtilen adreslerimize gönderebilirsiniz:
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP):[email protected]
E-mail:[email protected]
Kimliğinizi tevsik edici belgelerin, varsa talebinizi destekleyici belgelerin, bu hakkınızı vekiliniz aracılığıyla kullanmak istemeniz durumunda, özel yetkiyi içeren vekaletname suretinin formun ekinde iletilmesi zorunludur.
Form ile gönderilen talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Başvuruda; bilgilerin eksik veya yanlış paylaşılması, talebin açık ve anlaşılır bir şekilde dile getirilmemiş olması, talebi destekleyici nitelikteki belgelerin hiç veya gereği gibi iletilmemesi, vekil suretiyle yapılan başvurularda vekaletname suretinin eklenmemesi gibi durumlarda, taleplerinizi karşılamakta güçlük yaşayabiliriz ve araştırma sürecinde gecikmeler olabilir. Bu nedenle haklarınızın kullanımında bu hususlara riayet etmeniz önem arz etmektedir. Aksi durumda yaşanacak gecikmelerden şirketimiz sorumlu olmayacaktır. Hatalı, gerçeğe/hukuka aykırı, kötüniyetli başvurular karşısında şirketimizin yasal hakları saklıdır.
Sayfaya Dönİmza Beyannameleri Hakkında Gelişmeler
3 Şubat 2021 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun’un (“7263 Sayılı Kanun”) 22. maddesi uyarınca imza beyannamelerine ilişkin Türk Ticaret Kanunu’nun 40. maddesinde değişiklik yapılmıştır.
Bu kapsamda, gerçek kişi tacirler ve şirketler adına imzaya yetkili olanların daha önce elde edilen ve kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında bulunan imza örneklerinin, merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedileceği düzenlenmiştir. Dolayısıyla, kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza örneği bulunması halinde ayrıca imza beyanı düzenlenmesi zorunluluğu kaldırılmıştır. Kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza kaydının bulunmaması halinde imza beyannamelerinin talep edileceği ve bu hususta düzenlemenin de Ticaret Bakanlığınca yapılacağı vurgulanmıştır.
Anılan hüküm daha önce 10 Mart 2018 tarihinde imza beyannamelerinin yalnızca sicil müdürlüklerince düzenlenebileceği yönünde değiştirilmiş ve imza beyannamelerinin düzenlenmesi hususunda noterlerin yetkisini sona erdirmişti. 3 Şubat 2021 tarihinde yapılan değişiklik, imza beyanının herhangi bir ticaret sicili müdürlüğünde yetkilendirilmiş personelin huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle verileceği yönündeki açık hükmü kaldırmıştır. Yine de Ticaret Bakanlığı’nın ikincil düzenleme yapma yetkisi, imza beyanlarının ticaret sicili müdürlüğüne verilmesinin usul ve esasları ile 40. maddenin uygulanmasına ilişkin diğer usul ve esaslara sınırlı olacak şekilde düzenlenmiştir.
Anılan kanun hükmü çerçevesinde Ticaret Bakanlığı tarafından 20 Şubat 2021 tarihinden itibaren yürürlüğe girmek üzere Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ’de (“Tebliğ”) değişiklik yapılmıştır.
Tebliğ’de yapılan önemli değişiklikler özetle aşağıdaki gibidir:
İmza Sirküleri Hakkında Gelişmeler ve Tartışmalar
7263 Sayılı Kanun’un 23. maddesi uyarınca Türk Ticaret Kanunu’nun anonim şirketlerde temsil yetkisi ile ilgili maddelerinden 373. maddeye de bir hüküm eklenmiştir. Eklenen fıkra uyarınca, kamu kurum ve kuruluşları tarafından, ticaret siciline tescil olunan temsile yetkili kişiler ile bunların temsil şekilleri hakkında ticaret sicili kayıtlarının esas alınacağı ve şirketten bu kayıtlara ilişkin ticaret sicil müdürlüklerince düzenlenen belgeler ile Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanan ilan dışında hiçbir belge istenemeyeceği hüküm altına alınmıştır. Bu hüküm, sıklıkla karşılaştığımız üzere, Türk Ticaret Kanunu’nda halihazırda düzenlenmeyen “imza sirküleri” uygulamasının sona ereceği şeklinde yorumlanmıştı.
Ancak düzenlendiği üzere anılan madde, kamu kurum ve kuruluşlarının belge taleplerine yöneliktir. Bilindiği üzere, imza sirküleri uygulamada büyük oranda imza örneğinin ve kişilerin imza yetkilerinin tek belgede teyit edilmesini imkan vermesinden dolayı tercih edilmektedir. Dolayısıyla, yetkililerin imza örnekleri kamuya açık ve muhtelif işlem taraflarınca ulaşabilecek bir veri tabanında olmadığı sürece (ki bu yönde bir pratiğin de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu açısından ayrı bir tartışma konusu olacağı açıktır), imza sirküleri özel hukuk kişileri arasındaki işlemler bakımından işlem güvenliği açısından tercih edilmeye devam edilecektir.
İmza sirküleri, imza yetkilerinin kapsamı açısından mutlak ve kesin bir belge değildir. İmza sirkülerine dayanak olarak gösterilen (sicil tarafından tescil edilen) kararlar ışığında, ilgili kişinin sadece imza örneğinin noterde tasdik edildiği sırada mevcut olan kararlar kapsamındaki yetkilerini gösterir. Dolayısıyla şirketlerin ve gerçek kişi tacirlerin, sadece imza sirkülerine dayanarak işlem tesis etmesi, basiretli bir iş insanı gibi hareket etme yükümlülüğünü yerine getirdiği anlamına gelmemektedir. Şirketlerin ve gerçek kişi tacirlerin, kendilerine sunulan imza sirkülerindeki yetkilerin güncelliğini Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nden de teyit etmesi şarttır. 7263 Sayılı Kanun’da getirilen değişiklikler her ne kadar özel hukuk tüzel kişileri arasındaki ilişkilere yönelik olmasa da temsil yetkileri hakkında ticaret sicili kayıtlarının esas alınması gerektiği, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanan ilanların önemi bir kere daha vurgulanmıştır. İmza sirküleri pratiği devam ederken de şirketler ve diğer tacirler, öncelikle MERSİS ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilen hususlara göre işlem tesis etmeli ve kişilerin imza yetkilerini bu kapsamda teyit etmelidir. Bu, her şeyden önce basiretli bir iş insanı gibi hareket etmenin bir zorunluluğudur. İmza örneği açısından ise yetki kapsamını belirtmeyen ama imzanın noter ya da sicil müdürlüğü nezdinde tasdik edildiği herhangi bir belgeyi kullanmaları ve bu belgelere dayanmaları mümkündür. İki tarafın hazır bulunduğu işlemler açısından ise yetki kapsamı sicil kayıtlarına göre teyit edildikten sonra imza sirküleri ya da başkaca bir imza örneği belgesine dahi gerek olmamaktadır.
İmza Sirküleri, hepimizin sıkça duyduğu ama birçoğumuzun tam olarak ne anlama geldiğini bilmediği belgelerden biridir. Multinet Up olarak bu yazımızda “İmza Sirküleri nedir?”, “Nasıl çıkartılır?” ve “İmza Sirkülerinin Düzenlenme Ücreti Ne Kadardır?” gibi sorulara yanıt verdik.
İmza Sirküleri, ticaret şirketlerinin temsil edecek yetkililerin sorumluluk alanlarını ve yetki sınırlarını belirleyen ve buna göre yetkilendirilmiş kimselere, kurumu temsil için imza yetkisi tanımlayan resmi bir belgedir.
Noter tarafından tasdik edilme zorunluluğu olan İmza Sirküleri, şirketle ilgili belgelerde sahtecilik yapılması ya da sahte imza kullanılmasının ve şirketin, yetkisiz kişiler tarafından temsil edilmesinin önüne geçmeyi amaçlar. İmza sirküleri üzerinde tüzel kişiliğin unvanı, adresi, ticaret sicil numarası ile birlikte imza yetkisi verilen kişinin kurumu temsil şekli, unvanı, nüfus bilgileri, yetki alanları ve imza örnekleri bulunur. İmza sirküleri içerisinde tüzel kişiliği temsil edecek olan kişinin yetkilerinin nereden doğduğu ve nasıl kullanılacağı konusunda düzenlemeler de olmalıdır.
Resmi bir belge niteliği taşıyan İmza Sirküleri, noter aracılığıyla çıkartılır.
İmza Sirküleri için gerekli belgelere baktığımızda;
Bu belgelerle birlikte notere başvurulduğunda, imza sirküleri çok kısa bir süre içerisinde çıkartılabilir.
Burada dikkat edilmesi gereken nokta, imza sirkülerindeki yetki ve temsil kapsamının, şirket ana sözleşmesi ve şirketin tescil edilmiş kararlarının dayanak alınarak düzenlenmesinin gerekliliğidir.
Kanunlarda imza sirküleri ile ilgili bir süre sınırlaması bulunmamaktadır. İmza sirkülerinin geçerliliği ilgili yönetim kurulu kararına bağlı olarak değişmektedir. Türk Ticaret Kanunu’na göre anonim şirket yönetim kurulu en fazla 3 (üç) yıl süre ile seçilebilmesi nedeniyle imza sirkülerinin süresinin de en fazla 3 (üç) yıl olarak geçerli olacağı iddia edilmektedir. Ancak bu süre, doğrudan imza sirkülerine yönelik bir süre gibi algılanmamalıdır; nitekim 3 (üç) senenin üzerinde imza sirküleri de düzenlenebilmektedir.
İmza Sirküleri alırken, notere ödenecek tutar, sayfa başına ve yetkilendirilen kişi sayısına göre değişkenlik göstermektedir. İmza sirküleri ücretleri, ilk nüshalar üzerinden geçerlidir ve eğer iki nüsha imza sirküleri çıkartılacaksa, birim fiyatlar azalarak gitmektedir.
İmza sirküsü, bir şirketin ya da kurumun temsilcisinin imza atma yetkisi olduğuna dair kendisine ait imza örneklerinin yer aldığı noter tarafından onaylanan resmi belgedir. Şirket adına görev yapan temsilcinin sorumluluk alanı ve yetki sınırları noter tarafından tasdiklenerek resmiyet kazanmış olur.
İmza sirküsünde, yetkilinin nüfus bilgileri, kurumu temsil şekli, kurum içindeki unvanı, yetki alanları, tüzel kişininse unvan, adres, ticaret sicil numarası, ve imza örnekleri yer alır.
İmza sirküleri sayesinde sahte imza kullanılarak evrakta sahtecilik ve bundan kaynaklı olarak dolandırıcılık olaylarının önüne geçilmektedir.
İmza sirküsü belirli bir ücret karşılığında noterden alınmaktadır.
Kanunlarımızda imza sirküleri ile ilgili bir "geçerlilik süresi" hükmü bulunmamaktadır. Bu nedenle imza sirküsü, yetkili kişinin veya yönetim kurulunun görev süresine göre değişiklik gösterir. Genel olarak yetkili kişinin görev süresinin tamamlanmasıyla birlikte imza sirküsünün geçerlilik süresi de sona erer. İmza sirküsü, düzenlenirken geçerlilik süresinin ne kadar olacağı belirtilmektedir. Şayet bir süre belirtilmemişse imza sirküsünün geçerlilik süresi en fazla 3 yıldır.
Resmi bir belge olan imza sirkülerinin ilk nüshasının ücreti 98 TL'dir. İkinci ve daha fazla nüshasının ücreti farklı hesaplanmaktadır. 2 nüsha imza sirküsü aldığınız zaman, ilk nüsha 98 TL'dir. İkinci nüsha ise 98 TL'nin 1.5 ile çarpılmış hali olan 147 TL'dir.
İmza sirküsü yenileme işleminin ücreti 147 TL'dir.
İmza beyannamesi, imza sirküsünden farklı olarak gerçek kişilerin, şahsi imzasına resmiyet kazandırmak amacıyla noterden alınan belgedir. İmza beyannamesinde kişinin nüfus bilgileri ve imza örnekleri yer alır. İmza sirküsü almak içinse bazı belgeler gereklidir. İmza beyannamesi, sirküler nitelik taşımaz ancak hem ticari hem de kişisel faaliyetlerde kişinin kimliğini kanıtlar.
İmza sirküsünün kaybolması halinde, yetkili kişinin noterden yeni imza sirküsü çıkartması gereklidir. Bu arada şunu da belirtmekte fayda var, sadece imza sirküsü ile işlem yapılamaz ancak yetkili kişinin nüfus cüzdanı ve imzasıyla birlikte işlem yapılabilir.