Üniversite hayatının kalbinde yer alan kampüs etkinlikleri, yükseköğretim kuruluşlarının öğrencilerin, ailelerin, akademik personelin, idari personelin, mezunların ve ortakların ilgilerini çekmesini sağlar.
Ancak eğitim topluluğunuzu bir araya getirmek ve hareketli bir üniversite kültürü inşa etmek için, kampüs etkinliklerinin mutlaka kampüste gerçekleştirilmesi şart değildir. Aslında klasik kampüs içi etkinliklerin sanal ve hibrit deneyimler olarak yeniden şekillendirilmesi, daha çok kişiye ulaşmanıza ve daha erişilebilir bir etkinlik sunmanıza olanak verir.
Bu rehberde, Zoom Events platformunu kullanarak çevrimiçi ve hibrit kampüs etkinlikleri planlamak ve düzenlemek konusunda bilmeniz gereken her şeyi bulabilirsiniz. Düzenlemek istediğiniz etkinlik hangi büyüklükte ve biçimde olursa olsun, Zoom Events vizyonunuzu gerçeğe dönüştürmenizi sağlar.
Düzenleyebileceğiniz farklı tür etkinliklere geçmeden önce Zoom Events platformuna hızlıca bir göz atalım. Zoom Events platformunu, sanal etkinlikler düzenleyip yönetmenize ve etkinlikler hakkında raporlar hazırlamanıza olanak veren hepsi bir arada bir çözüm olarak düşünebilirsiniz.
İnsanları Zoom Meetings ve Zoom Webinars platformlarında bir araya getirmeye aşinaysanız, Zoom Events’in bu çözümler temel alınarak ve tamamen Zoom Events platformu üzerinden yönetebileceğiniz özel etkinlik hub’ları, kaydolma ve biletleme seçenekleri ve katılımcılara profesyonel ağ oluşturma özellikleri eklenerek geliştirildiği söylenebilir.
Ne zaman Zoom Meetings veya Zoom Webinars yerine Zoom Events’i kullanmalısınız? Bir toplantının veya bir web seminerinin amacınızı karşılayabildiği durumlar olabilir. Kendinize şu soruları yöneltin:
Yukarıdaki sorulardan herhangi birine “evet” yanıtını verdiyseniz Zoom Events sizin için doğru çözüm olabilir.
Etkinliğinizi çok özel kılmak istiyorsanız (yüzüncü yıldönümü kutlaması, mezuniyet veya bağış toplama galası gibi), Zoom bünyesinde yüksek kaliteli sanal veya hibrit etkinliğinizin planlanmasında, desteklenmesinde ve düzenlenmesinde size yardımcı olacak bir Etkinlik Hizmetleri ekibi bulunmaktadır.
Zoom Etkinlik Hizmetleri, etkinlik akışı, prodüksiyon kurulumu ve desteği ve canlı etkinlik yönetimi ve moderasyonuyla ilgili en iyi uygulamalar hakkında danışmanlık sağlar. Etkinlik Hizmetleri ekibimiz, katılımcıların ve oturum sahiplerinin iletişime geçebileceği bir telefon numarası üzerinden etkinlik öncesinde ve etkinlik gününde de destek sunabilir.
Etkinlik hizmetlerinden yararlanın
Sıradan bir üniversite kampüsü, yıl boyunca çok sayıda etkinliğe ev sahipliği yapar. Burada etkinliğinizi sanal bir deneyim olarak gözünüzde canlandırabilmeniz için oryantasyon haftasından kariyer fuarlarına, mezunlardan bağış toplama etkinliklerinden mezuniyet törenlerine kadar bazı yöntemler sunulmuştur.
Kampüste bir etkinlik planlayıp düzenlemek ekip çalışması gerektirir. Her ayrıntıyla ilgili görev ve sorumluluk dağılımı yaparak iletişim sürecini kolaylaştırın, hazırlık sürecini sadeleştirin ve etkinlik gününe hazır olduğunuzdan emin olun. Bazı ekip üyeleri en nihayetinde birden fazla görev üstlenecek olsa da aşağıda belirtilen temel konuları ele almanız gerekir.
Prodüksiyon ekibiniz, prodüksiyonla ilişkili tüm işlerin yönetiminden sorumludur. Bu ekip, etkinliğin akışını şekillendirerek her oturumun ne zaman başlayacağını, konuşmacılar arası geçişi, çekim listesini, oturumlar arasında verilecek araları, müziği ve diğer detayları belirler.
Prodüksiyon ekibi, etkinlik gününde etkinliği yöneterek her şeyin planlandığı gibi gitmesini ve programa göre ilerlemesini sağlar.
Teknik ekip, etkinliğinizin teknolojiyle ilgili kısımlarını yönetir. Bu ekibin üyeleri, sanal oturum planının yapılmasıyla ve soru-cevap, canlı yayın ve kayıt gibi özelliklerden gerekli olanların devreye alınmasıyla görevlidir. Ayrıca kameralar, mikrofonlar ve aydınlatma gibi donanımların doğru bir şekilde kurulup çalışmasını sağlarlar ve uzaktaki konuşmacılarla birlikte çalışarak bu konuşmacıların bulundukları konumdan sorunsuz bir şekilde sunum yapmak için gereken ekipmanlara sahip olmalarını sağlarlar.
Sunum ekibiniz, etkinlik hazırlıkları boyunca etkinlikte yer alan konuşmacılarla (kampüsün bir üyesi ve kampüs dışı bir konuşmacı olması fark etmez) yakından çalışır. Bu ekip, slayt sunumları gibi sunum materyallerini toplar ve Zoom Eventste yayımlanmadan önce konuşmacıların kısa biyografilerini gözden geçirir. Konuşmacıların sunum yapmak için Zoom’u rahatça kullanabilmelerini ve doğru ekipmanlara sahip olarak ve ekranda iyi görünüp konuşma yapmalarını sağlayacak ipuçlarını bilerek iyi hazırlanmış olmalarını da sağlar.
Etkinlik hazırlıkları için kontrol listelerini indirin
Pazarlama ekibiniz, etkinliğe katılımın yüksek olması ve etkinliğinizin hedefine ulaşması için etkinliğinizin doğru izleyici kitlesine tanıtılması işinin başında olur. Bu ekip, insanların etkinliğe neden katılmak isteyeceklerini anlatan, etkinliğe kaydolmak için gereken bilgileri sunan ve büyük gün için heyecanı yükselten etkinlik web sayfası, broşürler, sosyal medya paylaşımları, blog yazıları ve görseller gibi materyaller hazırlar.
Etkinlik tanıtımı için kontrol listesini indirin
Erkenden plan yapmaya başlayın. Böylece, etkinliğinizi sağlam temeller üzerine oturtmak için kendinize yeterince zaman bırakmış olursunuz. Etkinliğinize haftalar ve günler kala, Zoom Events’te tüm etkinlik ayrıntılarını netleştirmekten konuklarınız için eşsiz ve keyifli deneyimler oluşturmaya kadar yapabileceğiniz şeyler aşağıda belirtilmiştir.
Henüz yapmadıysanız yaklaşan, mevcut ve geçmiş etkinliklerden oluşan bir koleksiyon olan Hub oluşturmayı göz önünde bulundurabilirsiniz.
Üniversitedeki tüm etkinlikler için tek bir Hub’ınız olabilir. Ancak yıl boyunca farklı kitlelere yönelik farklı türlerde etkinlikler düzenlemeyi planlıyorsanız birkaç Hub oluşturmanız da mümkündür. Örneğin, mezunlara yönelik etkinlikler için bir Hub, yönetim tarafından düzenlenen oryantasyon veya mezuniyet gibi etkinlikler için başka bir Hub ve farklı bölümlerin etkinliklerini paylaşabileceği başka Hub’lar oluşturabilirsiniz.
Hub’larda aşağıdaki gibi bazı ayrıntıları özelleştirebilirsiniz:
Hub oluşturma konusunda adım adım talimatlar içeren destek sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
Hub’ınızı oluşturduktan sonra bir etkinlik oluşturup etkinlik hakkındaki bilgileri girebilirsiniz. Birden fazla Hub’ınız varsa etkinliğin hangi Hub’la ilişkili olmasını istediğinizi seçebilirsiniz.
Etkinliğiniz hakkında aşağıdaki bilgileri ekleyebilirsiniz:
Etkinliğinizi oluşturma konusunda ayrıntılı talimatlar içeren destek sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
Etkinlik sırasında veya sonrasında geri bildirim almak katılımcıların hem ilgisini çekmek hem de etkinliğin üzerinden fazla zaman geçmeden oturumun içeriği hakkında düşünmelerini sağlamak için harika bir yöntemdir. Zoom Events platformunda her oturum sonra erdikten sonra, seçtiğiniz bazı oturumlar sona erdikten sonra veya tüm etkinlik bittikten sonra gösterilecek şekilde bir anket ekleme seçeneğine sahip olursunuz. Ankete farklı soru biçimleri eklemeniz de mümkündür.
Sanal ve hibrit etkinlik düzenleyenler, etkinlik sırasında çoklu görev yapma şansına veya istedikleri zaman tek tıkla etkinlikten ayrılma şansına sahip olan uzaktaki katılımcılar için ilgi çekici ve etkileşimli bir deneyim sunabilir. Katılımcıların dahil olmak isteyecekleri bir deneyim tasarlamanıza yardımcı olacak özelliklerden bazıları aşağıda sunulmuştur.
Kayıtlı katılımcılar, etkinlik öncesinde veya sırasında Zoom Events lobisinde birbirleriyle iletişim kurabilir ve profesyonel ağ oluşturabilir. Eğitim zirveleri, öğrenci oryantasyonu veya mezun buluşmaları gibi etkinlikler söz konusu olduğunda, etkinlikten iki hafta önce tüm katılımcılarla birlikte bazı konular belirleyip paylaşarak katılımcılar arasında diyalog başlatabilir ve katılımcıları etkileşim kurmaya teşvik edebilirsiniz.
Soru-Cevap özelliği, bir web seminerindeki katılımcıların oturum sırasında gönderdikleri sorulara canlı veya yazılı cevaplar almalarını sağlar. Aşağıda, bir web semineri sırasında Soru-Cevap özelliğini kullanmaya yönelik bazı faydalı ipuçları sunulmuştur:
Hedef kitlenizden gerçek zamanlı geri bildirim alın veya Anket yapma özelliğini kullanarak sunduğunuz içeriğin ne ölçüde anlaşıldığını değerlendirin. Anket sorularını ve seçenekleri etkinliğinizden önce belirleyebilir ve önceden belirlediğiniz anketleri oturum sırasında sunabilirsiniz.
Expo özelliğini etkinleştirerek katılımcıların birbiriyle profesyonel ağ oluşturabilmesini ve belirli konular veya sponsorlar hakkında daha fazla bilgi edinmek için standlara uğramasını sağlayabilirsiniz. Zoom Events platformunda sunulan Expo özelliği etkinlik düzenleyicileri tarafından katılımcılar ile stand temsilcilerinin (sponsorlar, sergiciler) ürünler hakkında iletişim kurmasını sağlayan sanal bir fuar oluşturabileceğiniz bir özelliktir. Etkinliğinizi oluştururken “Expo” etiketini taşıyan bir sekme görürsünüz. Expo özelliğini bu sekmede açarak etkinleştirebilirsiniz.
Gelecek etkinliğinizde Expo oluşturma hakkında bilmeniz gereken her şeyi içeren destek sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
Zoom Apps uygulamalarını (Kahoot!, Mentimeter veya Miro gibi) kullanarak etkinliğinizi eğlenceli, etkileşimli ve iş birliğine dayalı bir hale getirebilirsiniz.
Etkinliğiniz sırasında katılımcıların birbirleriyle daha küçük gruplar halinde etkileşim kurmasına olanak sağlayın. Rolsüz katılımcıları Ara Odalara gerçek zamanlı olarak veya önceden atayabilir ya da katılımcıların katılmak istedikleri odayı kendilerinin seçmelerine ve odalar arasında serbestçe geçiş yapmalarına izin verebilirsiniz.
Zoom Ara Odalar hakkında bilmeniz gereken her şey
Ara Odaların nasıl oluşturulduğunu, atandığını ve yönetildiğini öğrenin.
blogu okuyun
Prova, etkinlik ekibine ve sunuculara büyük gün için son rötuşları yaparak hazırlanma fırsatı tanır.
Prodüksiyon, teknik ve sunum ekiplerinizin birlikte çalışarak sahne arkasında ve kameraların önünde etkinliğe dahil olan herkesin katıldığı bir prova planlaması gerekir. Etkinlik akışının üzerinden geçin, ekipmanları ve ayarları test edin, geçişler ve zamanlama konusunda deneme yapın, sunumların doğru çalışıp çalışmadığını kontrol edin.
Prova kontrol listenizi indirin
Şimdi gösteri zamanı! Etkinlik günü, hazırlık çalışmalarının büyük bölümünü geride bırakmış olacaksınız. Tüm planlama çalışmalarınızı uygulamaya ve konuklarınıza mümkün olan en iyi deneyimi sunmaya odaklanacaksınız.
Zoom Webinars’daki Sahne Arkası özelliğimiz, oturum sahiplerinin, ortak oturum sahiplerinin ve panelistlerin aktif web semineri oturumuna girmeden önce veya aralarda organize olup hazırlanmalarını sağlayan özel bir “sahne arkası” veya “kulis” alanı sunar. Sahne arkasından aktif web semineri oturumunu (“ana sahne” olarak da bilinir) görüp dinleyerek etkinliği takip edebilir ve ana sahneye ne zaman katılmanız gerektiğine yönelik işaretleri dinleyebilirsiniz.
Konuşmacılarınızla etkinlik saatinden 10 ila 20 dakika kadar öncesinde bir görüşme saati belirleyin ve böylece sahne arkasında sizinle buluşarak ana sahnede herhangi bir aksaklık yaşamamak için video ve ses, ekran paylaşımı ve sanal arka planlar gibi özelliklerin çalışıp çalışmadığını kontrol edin. Oturum sahipleri ve panelistler sahne arkasından sorunsuz bir şekilde diledikleri kadar ana sahneye girip ana sahneden çıkabilir.
Katılımcıların program başlamadan önce katılmalarını sağlamak için toplantınızı veya web seminerinizi birkaç dakika erken başlatmaya çalışın. Bir karşılama müziği çalmak istiyorsanız, telifsiz olduğundan emin olun.
Katılımcılar birer birer katılmaya başladığında, toplantı veya web semineri ayarlarınızın doğru olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Etkinliği kaydedip kaydetmediğinizi (pencerenin sol üst köşesinde gösterilir) ve gereken platformlara canlı yayın yapıp yapmadığınızı kontrol edin ve canlı yayın özelliği otomatik olarak etkinleştirilmemişse canlı yayını başlatın. Ayrıca Soru-Cevap ayarlarının doğru şekilde etkinleştirilip etkinleştirilmediğini ve panelistlerin ve ortak oturum sahiplerinin doğru yetkilere sahip olup olmadığını kontrol edin.
Etkinliği, etkinliğin kaydedilip edilmeyeceği, soruların nasıl gönderileceği ve web seminerinin konusu ile ilgili bilgilerin katılımcılarla paylaşıldığı kısa bir açılış duyurusuyla başlatın. Konuşmacılara ve sponsorlara teşekkür etmeyi unutmayın!
Katılımcıların, en ideal etkinlik deneyimini oluşturmalarına ve diğer konuklarla iletişim kurmalarına olanak tanıyan aşağıdaki özellikleri bildiğinden emin olun.
Etkinlik lobisi, katılımcıların etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında hem birbirleriyle hem de etkinliğin sponsorlarıyla profesyonel ağ oluşturabilecekleri kalıcı bir alandır. Konuklar, etkinlik lobisinde birbirleriyle iletişim bilgilerini paylaşma, sohbet etme ve başka katılımcılarla toplantı başlatma imkânına sahiptir. Katılımcılar, oturumlara katılmadan önce canlı oturumları da lobiden görüntüleyebilir.
Etkinliğiniz birden fazla oturumdan oluşuyorsa, katılımcıları her bir oturumla ilgili konuların konuşulmasına olanak veren oturum içi sohbette ayrıntılı sohbet etmeye teşvik edebilirsiniz. Sunucuları da oturum içi sohbeti takip ederek soruları yanıtlamaya ve daha ayrıntılı bir sohbet gerçekleştirmeye teşvik edebilirsiniz.
Etkinlik sahipleri ve etkinlikte görevli moderatörler, Zoom Events lobisinde gerçekleşen grup sohbetlerinden mesajları silme ve kullanıcıları çıkarma olanağına sahiptir. Zoom Events’te etkinlik personeline Moderatör rolünü vererek ekibinizin rahatsız edici veya uygun olmayan mesajları izlemesini sağlayabilirsiniz.
Her konuk, kendi programlarına oturumlar ekleyerek kendilerine özel bir etkinlik programı oluşturabilir. Program, katılımcıların ilgi duydukları tüm oturumları tek bakışta bir takvimden görüntüleyebildiği merkezi bir yerdir.
Oturum dizini, katılımcıların oturumları aramasını ve oturumların görünümünü konu alanı, izleyici türü gibi çok sayıda kritere göre filtrelemesini kolaylaştırır.
Etkinlik devam ederken sorunları hızlıca gidermek için Zoom Events, Zoom Webinars veya Zoom Meetings destek sayfalarını açık tutun. Panelistler herhangi bir sorunla karşılaşırsa, Zoom Desktop Clientta veya oturum içi özel sohbet bölümünde panelistler ile özel olarak görüşün.
Aşağıda oturum sahiplerinin ve katılımcıların sık karşılaştıkları sorunlara yönelik bazı kaynaklar verilmiştir:
Etkinliğinizi başarılı bir şekilde düzenlediğiniz için tebrik ederiz! Etkinliğiniz bittikten sonra katılımcılarla iletişim kurmaya devam edebilir, geri bildirim toplayabilir ve etkinlik sonrası raporlar yoluyla katılım ve etkileşim düzeyini derinlemesine analiz edebilirsiniz.
Zoom Events platformunun Analiz ve Kontrol Paneli kısmını ziyaret ederek etkinlik sonrası anket sonuçlarını görüntüleyebilir ve raporlar oluşturabilirsiniz. Bilgilendirme görüşmelerinizin bir parçası olarak oturumlara ve etkinlik geneline ait geri bildirimleri derleyebilirsiniz.
Etkinlik kayıtlarını, etkinliğe kaydolan herkese sunabilir, herkesin erişebilmesi için kayıtları web sitenize koyabilir veya kayıtlara erişip görüntüleyen kişilerden kullanıcı bilgileri toplamak için içeriğe erişimi kontrollü hale getirebilirsiniz. Etkinlik kayıtlarını yönetmenin birkaç yöntemi vardır:
Etkinlikler kampüsteki toplulukla etkileşim kurmak için harika bir yöntemdir ancak eğlence sona erdikten sonra da etkileşimi sürdürmeyi ihmal etmemeniz gerekir! Oturum kayıtları kullanılabilir olduğunda katılımcılara e-posta gönderebilir ve ilgilerini çekebilecek ilgili diğer etkinlikleri veya haberleri onlarla paylaşabilirsiniz. İçeriğinizi izleyici kitlesine göre uyarlayın. Örneğin, yeni öğrenciler için bir oryantasyon düzenledikten sonra okulun ilk yılında başarılı olmak için kullanabilecekleri ipuçlarını ve farklı kulüplerin ve kampüste gerçekleşen çeşitli aktivitelerin bağlantılarını paylaşabilirsiniz.
Zoom Events platformunu kullanıyorsanız sayfa analizleri, lobi ve oturum analizleri, etkinlik oturumu raporları ve etkinlik sponsoru analizlerini görmek için Analiz ve Kontrol Panelinizi gözden geçirebilirsiniz. Ayrıca toplantılar için kayıt ve anket verilerini içeren toplantı raporları veya kayıt, katılımcı, soru-cevap, anket ve etkinlik performansı verilerini içeren web semineri raporları da oluşturabilirsiniz.
Konuşmacı ve panelistlerin geri bildirimlerinin yanı sıra katılımcı verilerini ve anket sonuçlarını kullanarak içeriğinize ve etkinlikteki diğer özelliklere verilen etkileşimi takip edebilirsiniz. Nelerin işe yaradığını ve nelerin işe yaramadığını değerlendirerek bir sonraki kampüs etkinliğinizin daha da etkili olmasını sağlayabilirsiniz.
Zoom Events, unutulmaz deneyimler yaratmanızı ve kampüsteki toplulukta daha çok kişiyle etkileşim kurmanızı sağlar. Esnek planlarımızdan biriyle işe başlayın veya talep üzerine sunulan web seminerimize göz atarak Zoom Events platformunun üniversitenize neler sunabileceğini öğrenin.
Kaydol
Web seminerini izle
Tokat Gaziosmanpaşa Üniversitesine dair güncel bilgilerden haberdar olup özgürce paylaşımda bulunabilirsiniz.
Version
8x daha hızlı.
Dış bağlantılar için uygulama için tarayıcı eklendi.
Bildirilen 36 hata düzeltildi.
The developer, Oguzcan Gunduz, indicated that the app’s privacy practices may include handling of data as described below. For more information, see the developer's privacy policy.
The following data may be used to track you across apps and websites owned by other companies:
The following data may be collected and linked to your identity:
The following data may be collected but it is not linked to your identity:
Privacy practices may vary, for example, based on the features you use or your age. Learn More